答：从一个新员工入职开始，就要准备所有有关信息。例如，大部分公司在新员工入职时，都会让员工填写一张记录员工基本信息的表格，而在设计表格的时候，很多HR
会认为，填写内容只要具备其基本个人信息，比如姓名、年龄、学历、婚否、籍贯、身份证等即可，有些具备法律风险意识的企业为了避免学历等信息造假，会在表格上
注明以上信息真实有效，如有虚构、虚假信息等本人愿意承担法律责任并签名。首先要说的是，以上这句话是非常重要的，因为这是员工本人对表格内所有信息的书面确
认，如有必要，能按上手印是最好的。但是，此份表格中，建议大家别怕麻烦，多增加一些信息，例如，家庭住址、现住址、确保能收到邮件的邮政地址、邮政编码、个
人电子邮箱、紧急联络人、父母夫妻等近亲联系方式、邮政地址等。这样，当需要给员工发出书面文件的时候，就有了员工本人亲自确认的联络方式，即使发出的书面资
料无法送达，这也会成为非公司过错的一个重要证据。而同时在公司制度里一定要注明：员工以上信息以及所提交的所有包括工资银行卡、身份证复印件、户口簿复印件
等在内的个人资料如有任何变动必须以书面的形式立刻通知公司，并制作员工信息变更确认表。另外，强调一点，如需通过邮政发送书面文件的时候，最好选择特快专递
，不要为了这一点点成本而选择所谓的挂号信等其他方式，因为特快专递有几个好处，（1）特快专递是直接送达到收件人的邮政方式；（2）特快专递封皮上我们可以明
确写明我们送达的内容，避免员工否认不知道寄送的是什么，以为是广告而拒收的理由；（3）特快专递可进行邮寄过程追踪；（4）特快特快专递有回执单可以作为直接
证据使用。