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有好的保护工具和系统，首先安全有两方面的意义：
1、文档的安全，比如文档不会因为设备硬件故障导致无法恢复甚至丢失。
2、信息保密的安全，比如不易被他人偷走。
对于第1种，要配置好的服务器，如果不愿花更多的钱买IBM品牌服务器，可以自己动手配置兼容服务器，比如用华硕的Z8N6服务器主板，用至强的四核CPU，4个G的内存，三块1TB的硬盘做RAID 5阵列，再加装1个750瓦以上的带稳压功能的保护性电源，安装Windows 2003 Server，再安装Server-U软件，就可以架设起自己单位的FTP文件服务器，所以人都可以通过自己的帐号和密码访问FTP服务器，读取授权范围内的文档。
对于第2种信息保密的安全，可以选择购买服务器+客户端类型的加密软件系统，平时在安装了加密系统的电脑上使用的任何文档，比如Word、Excel、PowerPoint、Jpg等，使用起来和正常没两样，只是任何人要通过U盘、移动硬盘、电子邮件、聊天软件外转这些文档时，在外部打开就全是乱码。必须要先解密才可以，这个解密有一个审核流程，可以设置最终批准人，部门经理、主管，申请人，如果有一个使用者要外转文件，可以先申请解密，再将主管，部门经理，最终批准人层层审核通过，才能解密成功。用百度搜索一下服务器加密软件，可以找到很多这样的信息。
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