企业新建档案室,应如何来做？

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一、对档案文件资料进行分类
比如管理制度、图纸、标准、人事档案等。也可根据需要在大类下设置小类，比如图纸大类下设置电器图纸、机械图纸、建筑图纸等。
企业迟早要进行ISO9000的体系认证，其中就有文件管理的内容，因此，在认证之前，在对各类档案文件资料编号时，都最好按照体系相关要求进行，以免认证时重新编号的麻烦。
二、建立检索系统
文件预期较多的话，最好是制作与档案文件资料对应的检索卡，以便查阅。至少也要建立检索目录，这样可以提高查阅的效率。
三、设置存放地点及相关硬件设施
选择独立的房间作为资料室，在设置必要的卷柜及书架等，其上固定同文件大类对应的标牌。
四、电脑化
这包括两个方面，一是检索系统的电脑化，一是档案文件资料的电脑化。
这样做的目的也有两个，一是提高文件的查阅效率，提高资料的利用率，二是为将来企业的OA建设打下基础。
五、防火防潮设施
这个不用多说，相信谁都明白意义在哪。
六、制度建设
制度主要包括几类：
1、档案文件资料的归档制度。
比如合同每年装订归档，技术文件如图纸等在项目结束就要归档，而且资料室签字确认归档后，管理部门才可视为项目结束。
2、资料借阅制度
这不仅是指借阅的手续，更重要的是资料的保密级别，比如生产线的员工就不应该有查阅销售合同的权限。
3、文件销毁的相关规定，比如一些管理文件在失效后，就要及时销毁，否则占用地方。而且要规定，文件的销毁决定权归口单位，还要规定销毁方式，不能随手就扔到垃圾箱里，因为那可能会造成泄密。
七、专职人员
档案文件资料的管理，是公司信息管理的重要部分，贵公司既然能在建立之初就想到这个问题，我相信，贵司的相关领导是很有远见的。既然如此，对于这项工作的重视就要考虑到专人的问题。
要求具备的条件至少有以下几个：
1、具有一定的档案管理经验。
2、熟悉电脑操作。至少比较熟悉WORD、EXCEL，最好对局域网也有一定了解。
3、具有严守企业机密的职业道德。当然，上岗之前签订保密合同是必须的。
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